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zoom RSS 報連相(報告・連絡・相談)の重要性

<<   作成日時 : 2014/01/09 05:22   >>

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 報連相(ほうれんそう:報告・連絡・相談)

「報告」 ある任務を与えられたものが、
     その遂行の状況について述べること。
     また、その内容。

「連絡」 相手に通報すること。
     相互に意思を通じあうこと。

「相談」 互いに意見を出して話し合うこと。
     また、他人に意見を求めること。


 報連相は仕事をしていく上で必要となる最低限の決まり事である。仕事をしていく上で重要となるのがマネジメントサイクルPDCA(動詞形でPlan-Do-Check-Act、あるいは名詞形でPlan-Do-Check-Action)である。常に、計画したあるべき姿(Plan)に実施した結果(Do)があるかを確認(Check)しつつ、もし計画通りに行っているならそのことを、行っていなければそのことを関係する人や部署に伝え(報連相)、必要な策を講じ(Act)ていく。PDCAサイクルは報連相なくしては回っていかない。肝に銘じるべきである。

 報連相ができていない状態を考えるとその重要性が理解できる。

1.隣の人が何をしているか、何に困っているかわからない。
  したがって、手伝いようもない。
2.隣の人がミスをしていたとしてもわからない。
  ミスが起こっていることを知るすべがない。
3.知識が個人の頭の中に留まってしまう。
  社員間で知識やスキルが共有されることはない。
4.新しいアイデアや工夫をする土壌が失われる。
  発明の7割は他の人と話をしている時にひらめき、
  文献情報から発明にいたるのはたった3割とも言われる
5.社員を教育していく土壌(必要条件)が失われる。
  若い人は先輩に質問をぶつけ、
  そこから知識やスキルをつかみ取り成長して行く。
6.活力のない暗い雰囲気の組織になる。
  成果主義優先の会社では自分さえよければとの風潮ともなる。

報連相の基本は5W2Hである。

   WHAT   何をするのか
   WHO    誰がするのか
   WHEN   いつまでにするのか
   WHERE  どこでするのか
   WHY     なぜするのか
   HOW    どんな方法でするか
   HOW MANY(あるいはHOW MUCH)
           どれくらいでするのか、いくらでするのか

この報連相に必要な要素を踏まえると、報告には報告しなければならない時期や事柄等、5W2Hに沿ったタイミングが生じてくることになる。このタイミングを逃すと、報告するのがおっくうとなり、それが習慣化すると個人としての、また会社としての損失につながっていく。

「報告」 テーマには期限があり、遅れるとその効用が
      失われることがある。報告が遅れると気分は
      沈み、労働意欲の低下につながる。
      報告のタイミングが重要

「連絡」 緊急事態の発生に対し、その報告が遅れると
      大変な事態につながる場合がある。
      連絡のタイミングが重要

「相談」 相談に乗ってもらえないと、自分一人で問題を
      抱え込むことになる。労働生産性の低下や
      気分の落ち込みにつながる。
      相談のタイミングが重要

 できる社員とはどのような社員かをイメージして、自分自身に投影してみることは意味がある。報連相はできていたか? こう報告すべきだったのに報告のタイミングが少し遅れてしまった。などなど。


報連相は社風の醸成にとっても重要である。

  良い状態・悪い状態を判断する能力を強化
  悪いニュースほど速やかに上層部に報告
  上司は部下からの情報がWelcomeとの姿勢を
  問題発見時には工場(仕事)を止める勇気を
  速やかに協力体制がとれる柔軟な組織に
  問題を他人事とは考えない組織風土

 会社の内部では多くの活動が行われている。日常の業務、その業務を実施していくための法律とそ整合性の確認・遵守、ISO9000やISO14000、HACCPなどの活動、社員のマネジメント教育や技術教育など、数えただけでも十指を超えるかもしれない。

 それぞれの活動は会社組織を強くしていくためには重要であるが、その実施のためのベース(基本)となるのは、マネジメントサイクル(PDCAサイクル)であり報連相であることを忘れてはならない。この基盤がしっかりしていないと、いくら良い制度の導入を試みても、それは「砂上の楼閣」に帰することになる。


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